Con l’entrata a regime del collegamento tra Pos e registratori telematici (RT), diventa fondamentale gestire con attenzione ogni variazione dei dispositivi di pagamento elettronico per evitare disallineamenti nei dati trasmessi all’Agenzia delle Entrate e possibili sanzioni.
La procedura si articola in due fasi:
- una fase di avvio, riferita alla situazione dei Pos utilizzati nel mese di gennaio 2026, da completare entro il 20 aprile 2026;
- una fase a regime, che richiede l’aggiornamento continuo dei collegamenti in caso di sostituzioni, nuove attivazioni o dismissioni successive.
Di seguito analizziamo due casi pratici tra i più frequenti.
Caso 1 – Sostituzione del Pos dopo gennaio 2026
Situazione: il Pos utilizzato a gennaio 2026 viene sostituito il 10 marzo 2026.
Cosa fare nel primo censimento Il Pos utilizzato nel mese di gennaio deve essere comunque collegato al registratore telematico entro il 20 aprile 2026, anche se nel frattempo è stato dismesso.
Per la fase di avvio, infatti, rileva esclusivamente l’effettivo utilizzo nel mese di gennaio, non la situazione successiva.
Gestione della variazione a regime La sostituzione del Pos configura una variazione da comunicare tramite il portale “Fatture e Corrispettivi”:
- dismissione del vecchio Pos, utilizzando la funzione di consultazione dello storico collegamenti;
- collegamento del nuovo Pos, tramite la procedura di collegamento puntuale, indicando – se necessario – l’indirizzo dell’unità locale.
Tempistiche La comunicazione delle variazioni dovrà avvenire tra il 6 e il 31 maggio 2026, ossia tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo alla modifica.
Caso 2 – Esclusione erronea di un Pos dal censimento
Situazione: un Pos viene escluso per errore dall’elenco dei dispositivi collegabili.
Accedendo alla funzione “Gestione collegamenti” del portale “Fatture e Corrispettivi”, l’esercente o l’intermediario può:
- consultare l’elenco dei Pos risultanti attivi a gennaio 2026 sulla base dei dati trasmessi dagli acquirer;
- verificare i dati confrontandoli con contratti e report mensili.
Come ripristinare il Pos escluso
Se un Pos è stato indicato erroneamente come restituito o escluso:
- non sarà più visibile tra quelli selezionabili;
- non può essere ripristinato automaticamente.
Come chiarito dall’Agenzia delle Entrate (FAQ 9 marzo 2026), sarà necessario:
- inserire manualmente il Pos, utilizzando la funzione “Aggiungi Pos”;
- procedere al collegamento con il registratore telematico interessato.
I Pos inseriti manualmente compariranno con fonte dato “E” (Esercente), a evidenza dell’inserimento diretto.
Perché è fondamentale aggiornare i collegamenti
Ogni variazione non comunicata nei termini previsti espone l’esercente a sanzioni e può generare incoerenze tra pagamenti elettronici incassati e documenti commerciali emessi.
Una gestione attenta e continuativa dei collegamenti Pos–RT è quindi essenziale per:
- garantire la correttezza dei dati fiscali;
- prevenire contestazioni;
- assicurare la conformità agli obblighi normativi.
