14/02/2025: AGGIORNAMENTO
Tracciabilità delle spese di trasferta: la carta può essere anche quella del dipendente
Le nuove regole sulla tracciabilità delle spese
Dal 1° gennaio 2025, le imprese che rimborsano ai propri dipendenti spese di trasferta dovranno attenersi a nuove regole di tracciabilità per poter beneficiare della deducibilità fiscale. La normativa prevede che le spese relative a vitto, alloggio e trasporto tramite autoservizi pubblici non di linea siano rimborsabili solo se effettuate con strumenti di pagamento tracciabili. In caso contrario, i rimborsi saranno considerati reddito per il dipendente e, di conseguenza, tassati.
Modalità di Pagamento e Ambito di Applicazione
Le imprese devono assicurarsi che le spese di trasferta siano sostenute tramite strumenti di pagamento elettronici tracciabili, come carte di credito, bancomat, bonifici bancari o assegni. La norma non impone che il pagamento sia effettuato direttamente dall’azienda: anche se il dipendente utilizza la propria carta personale, il rimborso sarà valido purché sia possibile dimostrare la tracciabilità della transazione.
Per le spese di trasporto, l’obbligo di pagamento tracciato si applica a taxi e NCC, mentre ne restano escluse le spese per biglietti ferroviari, aerei e autobus di linea, che possono essere pagati anche in contanti senza perdere la deducibilità.
Soggetti Coinvolti
Le nuove regole si applicano ai dipendenti delle imprese, ma resta qualche incertezza sull’applicabilità ai collaboratori coordinati e continuativi (co.co.co) e agli amministratori di società. La norma, infatti, non li cita espressamente, ma considerando il loro trattamento fiscale assimilato a quello dei lavoratori dipendenti, è plausibile che siano inclusi. Al contrario, i soci di società di persone e i titolari di imprese individuali sembrano esclusi dall’obbligo di tracciabilità per le spese di trasferta.
Un esempio pratico
1. Dipendente di una Srl in trasferta fuori Comune
Il dipendente anticipa le seguenti spese:
- Pernottamento e prima colazione: 110 €, pagati con carta di credito personale.
- Pranzo: 32 €, pagati con carta di credito personale.
- Biglietto del treno A/R: 70 €, pagato in contanti.
Tutte le spese rimborsate sono deducibili per l’azienda e non tassate per il dipendente. Il biglietto ferroviario, pur pagato in contanti, non rientra nell’obbligo di tracciabilità.
2. Dipendente di una Snc artigiana
Il dipendente sostiene le seguenti spese:
- Pernottamento e prima colazione: 98 €, pagati con la carta di credito della società.
- Indennità chilometrica per l’uso della propria auto: 90 €, rimborsata con bonifico.
- Altre spese non documentate (parcheggio, telefono): 15,49 €, rimborsate in contanti.
Queste spese rimangono deducibili per l’impresa e non tassate per il dipendente, poiché le spese non documentate rispettano il limite stabilito dalla normativa.
3. Dipendente di una Spa
Il dipendente effettua le seguenti spese:
- Pernottamento e prima colazione: 120 €, pagati con carta di credito personale.
- Pranzo: 45 €, pagati in contanti.
- Biglietto aereo A/R: 300 €, pagato in contanti.
L’azienda può dedurre il pernottamento (perché tracciato) e il biglietto aereo (perché escluso dall’obbligo di tracciabilità). Il rimborso del pranzo, invece, essendo stato pagato in contanti, è indeducibile per l’azienda e tassabile in busta paga per il dipendente.
Conclusione
Per evitare conseguenze fiscali sfavorevoli, le imprese devono assicurarsi che le spese di trasferta siano sempre tracciabili. È consigliabile adottare politiche aziendali chiare per la gestione dei rimborsi, sensibilizzando i dipendenti sull’utilizzo corretto degli strumenti di pagamento. Con le nuove regole in vigore, una corretta applicazione della normativa permette di mantenere la deducibilità dei costi e di evitare tassazioni aggiuntive per i lavoratori.
Strumenti tracciabili e deducibilità delle spese di trasferta: novità per dipendenti e lavoratori autonomi
La Legge di Bilancio 2025 introduce importanti novità sulla deducibilità delle spese di trasferta per dipendenti e autonomi, rendendo obbligatorio il pagamento tracciabile. Inoltre, i rimborsi professionali non concorreranno più a formare il reddito del professionista ma diventeranno indeducibili.
Deducibilità delle Spese di Vitto, Alloggio, Viaggio e Trasporto
Le spese relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto (ad esempio, taxi e noleggio con conducente) possono essere dedotte dal reddito, ma solo a determinate condizioni. In particolare, tali spese devono essere:
- Analiticamente addebitate al committente;
- Pagate attraverso strumenti tracciabili, quali bonifici bancari, postali, bancomat o carte di credito.
Questi requisiti, previsti dall’articolo 23 del D.Lgs. 241/97, garantiscono una maggiore trasparenza e consentono al professionista o al dipendente in trasferta di rispettare i criteri di deducibilità. Le disposizioni si applicano sia ai lavoratori dipendenti che autonomi.
Nuove Disposizioni sui Rimborsi Professionali (dal 1° gennaio 2025)
A partire dal 1° gennaio 2025, entrerà in vigore una modifica significativa riguardante i rimborsi delle spese sostenute dai professionisti per l’esecuzione di un incarico. In base al nuovo articolo 54-ter del TUIR:
- I rimborsi analiticamente addebitati al committente non concorreranno a formare il reddito del professionista;
- Tuttavia, queste spese saranno indeducibili dal reddito di chi le ha sostenute.
Questa modifica legislativa introduce un’importante novità, alterando l’approccio tradizionale alla gestione di tali oneri fiscali. Tuttavia, nonostante l’apparente chiarezza delle nuove regole, emerge una evidente contraddizione normativa: le spese sostenute e riaddebitate al committente, anche se rispettano il criterio della tracciabilità, rimangono comunque indeducibili dal reddito del professionista. Di conseguenza, il requisito del pagamento con strumenti tracciabili perde la sua rilevanza pratica in questi casi. Questa discrepanza normativa rischia di creare confusione e di rendere meno efficace l’obiettivo di semplificazione e trasparenza che le norme intenderebbero perseguire.
Obbligo di Pagamento Tracciabile per le Spese di Trasferta (dal 1° aprile 2025)
A partire dal 1° aprile 2025, sarà obbligatorio effettuare il pagamento delle spese di trasferta con mezzi tracciabili per garantire la deducibilità. Questo riguarda spese per:
- Vitto;
- Alloggio;
- Trasporti pubblici non di linea (ad esempio, taxi e noleggio con conducente).
Se il pagamento non avviene con strumenti tracciabili:
- Il rimborso ricevuto dal lavoratore sarà considerato reddito imponibile e quindi tassato;
- Il committente non potrà dedurre la spesa.
Tale disposizione riguarda sia i lavoratori dipendenti che autonomi.
Conclusioni
Le nuove disposizioni introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 mirano a rafforzare la tracciabilità dei pagamenti e a semplificare il regime sanzionatorio. Tuttavia, l’indeducibilità delle spese rimborsate ai professionisti potrebbe generare criticità applicative. Sarà quindi fondamentale per le aziende e i professionisti adeguarsi alle nuove normative per evitare sanzioni e garantire la corretta gestione fiscale delle spese di trasferta e dei rimborsi professionali.
